Automatisation Des Recevables

Last Updated: October 12, 2023By Tags:

Comment Co-Labo a Simplifié la Vie d’une Firme de Services Professionnels

Lorsque nous avons commencé notre partenariat avec une firme de services professionnels pour automatiser leur processus de facturation, nous avions déjà anticipé que d’autres étapes de leur processus financier pourraient bénéficier de l’automatisation. Et c’est exactement ce que nous avons accompli en repensant leur gestion des recevables.

L’Évolution Naturelle : Automatiser la Réception des Paiements

Dès le début de notre travail pour automatiser la facturation, nous avions conscience que la gestion des paiements était une étape qui pourrait également être améliorée grâce à l’automatisation.

Le responsable de la facturation recevait divers types de paiements, allant des virements bancaires aux paiements Interac, en passant par les chèques par la poste. Chaque méthode de paiement nécessitait un traitement différent et manuel.

  • Économie de Temps Précieux
  • Réduction des Erreurs
  • Gestion Multi-Modalités Simplifiée
  • Transparence Financière Améliorée
  • Adaptabilité Future

La Solution Co-Labo

En analysant de près le travail manuel accompli par le responsable de la facturation, nous avons réalisé que l’automatisation de la réception des paiements pouvait couvrir au moins 95% des efforts requis. Le paiement électronique direct, par exemple, génère un avis de paiement envoyé par courriel par la banque du client.

Ces avis contiennent des informations cruciales telles que le montant payé, la date du paiement, le nom du payeur, et le nom de l’institution bancaire. Les clients peuvent même ajouter des informations supplémentaires, comme les numéros de facture associés au paiement.

Le même principe s’applique aux paiements Interac, avec des avis de paiement contenant des informations pertinentes pour le traitement.

Pour gérer efficacement ces différentes méthodes de paiement, Co-Labo a développé des modèles spécifiques à chaque type de réception de paiement. Ces modèles sont conçus pour analyser les courriels, les fichiers PDF, et d’autres formats de notification de paiement.

Le Processus Automatisé

Le processus est simple. Lorsqu’un message arrive dans la boîte de réception de la comptabilité, un processus automatisé se déclenche pour analyser son contenu et déterminer s’il s’agit d’un avis de paiement. Si tel est le cas, le processus applique le modèle d’analyse approprié pour extraire les informations liées au paiement.

Une fois les données de paiement recueillies, elles sont enregistrées dans les métadonnées associées à la facture payée. De plus, les preuves de paiement sont également stockées pour référence future.

Gestion des Paiements par Chèque

Dans le cas des paiements par chèque, où aucune confirmation par courriel n’est reçue, le responsable de la facturation numérise le chèque et l’ajoute à la bibliothèque des preuves de paiement. Il ajuste également les métadonnées de la facture correspondante. Bien que cette étape nécessite une intervention humaine, elle est également en cours d’automatisation pour un processus encore plus fluide à l’avenir.

Un Aperçu Rapide de la Gestion des Comptes à Recevoir

Le responsable de la facturation peut désormais consulter facilement la bibliothèque des factures pour obtenir un aperçu de l’état des comptes à recevoir. En un coup d’œil, il peut identifier les paiements reçus et les retards de paiement, et même générer des rapports pour une meilleure analyse.

La Puissance de la Technologie Microsoft

Une fois de plus, Microsoft Power Apps et SharePoint Online ont été des outils essentiels pour atteindre nos objectifs. L’intégration fluide de ces outils dans l’écosystème Microsoft a facilité la création d’une solution sur mesure qui s’adapte aux réalités changeantes des entreprises d’aujourd’hui.

Chez Co-Labo, nous croyons en l’amélioration continue et en l’automatisation intelligente pour libérer le potentiel des entreprises. Cette étape supplémentaire dans notre collaboration avec notre client en est la preuve, et nous sommes impatients de voir comment d’autres processus pourront être transformés à l’avenir.

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