Automatisation de la Facturation

Last Updated: October 12, 2023By Tags:

Comment Co-Labo a transformé le processus de facturation pour une firme de services professionnels

Dans le monde des entreprises, le temps est précieux. Pour une firme de services professionnels, chaque minute compte, et c’est encore plus vrai lorsqu’il s’agit de la gestion de la facturation. Imaginez passer plus de deux jours chaque mois à effectuer une tâche fastidieuse et sujette aux erreurs, tout en jonglant avec les comptes à recevoir. C’est la réalité à laquelle était confrontée notre client, une firme en service professionnel qui servait plusieurs clients.

Le Défi : Facturation manuelle, gestion des approbations et des anomalies

La firme avait besoin de mettre en place un système automatisé de facturation qui pourrait s’arrimer à leur application de feuille de temps existante. Leur équipe d’employés enregistrait méticuleusement leur temps de travail, ainsi qu’une description détaillée, sous différents projets et tâches, mais le processus de facturation était toujours manuel.

Cette méthode entraînait non seulement une perte de temps considérable, mais elle augmentait également la charge de travail associée à la gestion des comptes à recevoir. De plus, les erreurs comptables étaient trop fréquentes, ce qui ne faisait qu’ajouter aux frustrations.

La solution :

Co-Labo et Power Apps de

Microsoft 365

C’est là que Co-Labo est intervenu pour transformer le processus de facturation de notre client. Nous avons choisi Power Apps de Microsoft 365 comme base pour créer un système automatisé de facturation sur mesure.

La mise en place du système automatisé

Tout d’abord, nous avons travaillé en étroite collaboration avec notre client pour comprendre les spécificités de leurs contrats. Nous avons identifié environ 4 à 5 types de contrats différents, chacun nécessitant une approche de facturation distincte. De plus, la firme facturait ses clients le premier du mois pour les travaux accomplis le mois précédent, ce qui nécessitait une synchronisation précise.

  • Économie de Temps Précieux

  • Réduction des Erreurs Comptables
  • Amélioration de la Gestion des Paiements
  • Réactivité et Correction Facilitées
  • Transparence et Suivi Simplifiés

Gestion des approbations et des anomalies

Le processus automatisé que nous avons mis en place commence par la collecte des données de la feuille de temps de chaque employé. Ces données sont associées au client, au projet et à la tâche correspondants, permettant ainsi une traçabilité précise.

Le système génère ensuite automatiquement des factures en fonction des règles d’affaires spécifiques à chaque type de contrat.

Cependant, avant que ces factures ne soient finalisées, elles passent par une étape cruciale : l’approbation du responsable de la facturation.

Détection et Gestion des Anomalies

Si le responsable de la facturation détecte une anomalie, comme un employé qui aurait omis d’inscrire son temps, il a la possibilité de rejeter la facture en question. Cette action déclenche une notification automatique à l’employé concerné, l’informant de l’erreur et de la nécessité de corriger sa feuille de temps. Une fois que l’employé a rectifié la situation, le responsable de la facturation peut relancer la création de la facture précédemment rejetée.

Gestion Simplifiée des Comptes à Recevoir

Une fois les factures créées et approuvées, elles sont automatiquement enregistrées dans une librairie SharePoint. Plusieurs métadonnées y sont ajoutées, facilitant ainsi la gestion des comptes à recevoir. Cette étape finale du processus contribue à la transparence et à l’efficacité de la gestion financière de la firme.

Livraison Automatique des Factures

Enfin, notre système envoie automatiquement les factures approuvées par courriel aux clients. Les informations nécessaires pour la livraison sont extraites du profil du client disponible dans l’application de feuille de temps, garantissant une communication fluide et précise.

Conclusion

Grâce à la collaboration entre Co-Labo et notre client, la firme de services professionnels a réussi à automatiser entièrement son processus de facturation, tout en introduisant des mécanismes d’approbation et de gestion des anomalies pour garantir une précision maximale. Le résultat est une entreprise plus efficace, plus précise et plus rentable, qui peut consacrer son temps à servir ses clients de manière exceptionnelle.

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